PATVIRTINTA
                   Lazdijų rajono savivaldybės
                  administracijos direktoriaus
      2019 m. spalio 24 d. 
         įsakymu Nr. 10V-915  

KOMUNIKACIJOS IR DOKUMENTŲ  SKYRIAUS VYRESNIOJO ARCHYVARO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Komunikacijos ir dokumentų  skyriaus  (toliau – Skyrius) vyresnysis archyvaras yra Lazdijų rajono savivaldybės (toliau – savivaldybė) administracijos darbuotojas, priskiriamas dirbančių pagal darbo sutartis specialistų grupei.
2. Pareigybės lygis – B.
3. Pareigybės paskirtis –  ruošti Lazdijų rajono savivaldybės administracijos dokumentacijos planą, dokumentų apyrašų sąrašus. Priimti į archyvą saugoti savivaldybės administracijos skyriuose esančius ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentus. Konsultuoti savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių bei savivaldybės reguliavimo sričiai priskirtų įstaigų ir įmonių darbuotojus. Teikti pagal pateiktus asmenų prašymus archyve esančių dokumentų kopijas ir pažymas. 

II SKYRIUS
 SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

4. Vyresnysis archyvaras, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
4.1. turėti  ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą,  įgytą iki 2009 metų, ar specialųjį vidurinį 
išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;
4.2. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos darbo kodeksu, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų rengimo taisyklėmis, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis ir kitais teisės aktais, kurių žinojimas pagal kompetenciją reikalingas vyresniojo archyvaro funkcijoms atlikti;
4.3. mokėti:
4.3.1. dirbti kompiuterinėmis programomis: „MS Word“, „MS Outlook“, „MS Excel“, „MS Power Point“, „Internet Explorer“ ir „Mozilla Firefox“;
4.3.2. valdyti informaciją, apibrėžti tikslus bei uždavinius, analitiškai įvertinti problemas, savarankiškai pasirinkti problemų sprendimo būdus, sugebėti įvertinti priimamų sprendimų poveikį bei turėti organizacinių ir veiklos planavimo gebėjimų;
4.4. žinoti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo reikalavimus ir išmanyti kalbos kultūrą.

III SKYRIUS
 ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

5. Skyriaus vyresnysis archyvaras vykdo šias funkcijas:
5.1. kasmet iki nustatyto termino Elektroninėje archyvo informacinėje sistemoje (toliau –EAIS) paruošia Lazdijų rajono savivaldybės administracijos dokumentacijos planą, jį suderina ir EAIS pateikia tvirtinti Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui;
5.2. konsultuoja savivaldybės administracijos skyrių, seniūnijų ir  rajono savivaldybės įstaigų bei savivaldybės reguliavimo sričiai priskirtų įstaigų bei įmonių darbuotojus dokumentų valdymo sistemos „DocLogix“ (toliau – DVS) naudojimo, dokumentacijos plano sudarymo ir EAIS klausimais, tikrina ir kaupia dokumentacijos planus;
5.3. atlieka pakeitimus DVS pasikeitus dokumentacijos planui, registrams, pasikeitus darbuotojams, atsakingiems už dokumento registravimą;
5.4. pasibaigus kalendoriniams metams, iš savivaldybės administracijos padalinių ir padaliniams nepriklausančių darbuotojų priima dokumentus, sutvarkytus pagal dokumentų tvarkymo reikalavimus ir pateiktus bylų apyrašus, saugoti savivaldybės archyve;
5.5. pasibaigus dokumentų saugojimo laikui Skyriuje, iš atsakingų už bylų sudarymą Skyriaus darbuotojų priima Skyriaus dokumentus (savivaldybės tarybos komitetų dokumentus, savivaldybės tarybos posėdžių registrą, savivaldybės tarybos sprendimų registrą, su savivaldybės veikla susijusius popierinius dokumentus, sutartis, viešųjų pirkimų konkursų medžiagą, susirašinėjimo dokumentų kopijas ir kt.), sutvarkytus pagal dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, saugoti savivaldybės archyve;
5.6. paruošia archyvinių dokumentų apyrašus pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, nustatyta tvarka juos suderina EAIS ir pateikia tvirtinti Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui;
5.7. pasibaigus dokumentų saugojimo terminui, pateikia Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui reikalingų sunaikinti dokumentų aktą;
5.8. teikia savivaldybės administracijos darbuotojams, įstaigoms bei kitiems asmenims  savivaldybės administracijos archyve ir likviduotų įmonių archyve esančių dokumentų kopijas ir pažymas, informuoja apie archyvuose saugomus dokumentus;
5.9. restauruoja archyvuose esančius dokumentus;
5.10. seka įstatymų ir kitų teisės aktų, susijusių su darbuotojo veiklos sritimis, pakeitimus bei inicijuoja atitinkamų savivaldybės teisės aktų pakeitimus;
5.11. konsultuoja besikreipiančius asmenis ir savivaldybės įstaigų darbuotojus pagal savo kompetenciją;
5.12. bendradarbiauja ir teikia informaciją bei pasiūlymus savivaldybės administracijos padaliniams, valstybinėmis institucijoms ir kitoms įstaigoms bei organizacijoms pagal savo kompetenciją;
5.13.  Skyriaus vedėjo pavedimu atlieka kito Skyriaus darbuotojo: vyresniojo archyvaro arba vyriausiojo specialisto, dirbančio vieno langelio asmenų aptarnavimo kabinete, arba sekretoriaus, arba vyriausiojo specialisto, dirbančio sekretoriato patalpose, funkcijas, jų atostogų, ligos metu ir kitais atvejais, jiems negalint eiti pareigų;
5.14. vykdo savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus ir Skyriaus vedėjo kitus, su Skyriaus funkcijomis susijusius, nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti savivaldybės strateginiai tikslai.