PATVIRTINTA
Lazdijų rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
   2019 m.  spalio 18 d.
   įsakymu Nr. 10V-888  

KOMUNIKACIJOS IR DOKUMENTŲ SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Komunikacijos ir dokumentų skyriaus (toliau – Skyriaus) vyriausiasis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Skyriaus vyriausiojo specialisto pareigybė yra reikalinga organizuoti asmenų  priėmimą pas Lazdijų rajono savivaldybės (toliau – savivaldybė) merą, savivaldybės mero pavaduotoją, savivaldybės administracijos direktorių, savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotoją bei juos konsultuoti. Administruoti dokumentų valdymo procedūras dokumentų valdymo sistemoje, teikti išvadas dokumentų valdymo klausimais. Konsultuoti savivaldybės administracijos ir savivaldybės įstaigų darbuotojus valstybinės kalbos vartojimo klausimais.   

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo funkcijas bendrosios veiklos – asmenų aptarnavimo, savivaldybės administracijos dokumentų valdymo srityse.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
4.1. turėti aukštąjį universitetinį filologijos studijų krypties lietuvių kalbos išsilavinimą;
4.2. turėti vienų metų darbo patirtį viešojo administravimo srityje;
4.3. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos valstybinės kalbos įstatymu, Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimais, Dokumentų rengimo taisyklėmis, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis ir kitais teisės aktais, kurių žinojimas pagal kompetenciją reikalingas vyriausiojo specialisto funkcijoms atlikti;
5. mokėti:
5.1. dirbti kompiuterinėmis programomis: „MS Word“, „MS Outlook“, „MS Excel“, „MS Power Point“, „Internet Explorer“ ir „Mozilla Firefox“;
5.2. valdyti informaciją, apibrėžti tikslus bei uždavinius, analitiškai įvertinti problemas, savarankiškai pasirinkti problemų sprendimo būdus, sugebėti įvertinti priimamų sprendimų poveikį bei turėti organizacinių ir veiklos planavimo gebėjimų;
5.3. žinoti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo reikalavimus ir išmanyti kalbos kultūrą.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

6. Skyriaus vyriausiasis specialistas vykdo šias funkcijas:
6.1. teisės aktų nustatyta tvarka aptarnauja savivaldybės administracijos klientus, teikia įstatymų nustatytą viešojo administravimo subjekto informaciją besikreipiantiems asmenims tiesiogiai, telefonu ir elektroniniu paštu;
6.2. organizuoja gyventojų priėmimą pas savivaldybės mero pavaduotoją, savivaldybės administracijos direktorių, savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotoją, prireikus – pas savivaldybės merą;
6.3. registruoja savivaldybės administracijos kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS) savivaldybės ir savivaldybės administracijos siunčiamuosius dokumentus, juos skenuoja, išsiunčia adresatams, skirsto pagal dokumentacijos plano bylas susirašinėjimo klausimais bei nustatyta tvarka ir terminais perduoda savivaldybės administracijos archyvui;
6.4. registruoja DVS savivaldybės ir savivaldybės administracijos sudaromų sutarčių projektus, juos skenuoja, nukreipia vykdytojams;
6.5. registruoja DVS savivaldybės ir savivaldybės administracijos sutartis, jas paskirsto pagal dokumentacijos plano bylas bei nustatytu laiku perduoda savivaldybės administracijos archyvui;
6.6. registruoja DVS savivaldybės administracijos vardu gautas popierines ir per „E. sąskaita“ pristatymo sistemą gautas sąskaitas, jas pateikia tvirtinantiems asmenims ir savivaldybės administracijos Buhalterinės apskaitos skyriui, tvarko jų apskaitą;
6.7. administruoja DVS;
6.8. išsiunčia ir priima dokumentus faksu, atsako į telefono skambučius ir sujungia su reikiamo darbuotojo telefonu;    
6.9. rengia savivaldybės tarybos komitetų, savivaldybės mero potvarkiu ar savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu sudarytų komisijų protokolus, kitus dokumentus;
6.10. užtikrina ir prižiūri savivaldybės teikiamų administracinių ir viešųjų paslaugų teikimo aprašymų rengimą ir atnaujinimą laiku Viešųjų ir administracinių paslaugų stebėsenos ir analizės informacinėje sistemoje;
6.11. prireikus teikia konsultacijas savivaldybės administracijos ir savivaldybės įstaigų darbuotojams valstybinės kalbos vartojimo klausimais;
6.12. seka įstatymų ir kitų teisės aktų, susijusių su darbuotojo veiklos sritimis, pakeitimus bei inicijuoja atitinkamų savivaldybės teisės aktų pakeitimus;
6.13. konsultuoja besikreipiančius asmenis ir savivaldybės įstaigų darbuotojus pagal savo kompetenciją;
6.14. bendradarbiauja ir teikia informaciją bei pasiūlymus savivaldybės administracijos padaliniams, valstybinėmis institucijoms ir kitoms įstaigoms bei organizacijoms pagal savo kompetenciją;
6.15. pildo Skyriaus darbo laiko apskaitos žiniaraštį;
6.16. atlieka Skyriaus kito darbuotojo (savivaldybės vyr. kalbos tvarkytojo) funkcijas jo atostogų, ligos metu ir kitais atvejais, kai jis negali eiti pareigų;
6.17. vykdo savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus ir Skyriaus vedėjo kitus, su Skyriaus funkcijomis susijusius, nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti savivaldybės strateginiai tikslai.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

7. Skyriaus vyriausiasis specialistas yra tiesiogiai pavaldus Skyriaus vedėjui.